Skip to content

Które dokumenty podatkowe można zniszczyć 1 stycznia 2021 r.?

Podstawowy termin

Po zakończeniu 2020 r. będzie można zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w 2015 r. (oraz w latach wcześniejszych), np. VAT za styczeń 2015 r. czy PIT za 2014 r.

Dokumenty mogą być wykorzystywane przy sporządzaniu rozliczeń różnych podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się, np. VAT i PIT. Okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia. Przykładowo, VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 r. przedawnił się z upływem 2019 r., ale dokumenty dotyczące tego podatku mające wpływ na rozliczenie PIT za 2014 r. można zniszczyć najwcześniej 1 stycznia 2021 r.

Dlatego 01-02-2021 możemy zniszczyć wszystkie dokumenty za 2014 rok.

Wydłużony okres

Niekiedy dokumenty podatkowe trzeba zachować dłużej niż wspominane 5 lat.

Dłuższy okres archiwizacji mogą przewidywać poszczególne ustawy. Przykładowo przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy.

Dłuższy okres przechowywania dokumentacji należy ponadto brać pod uwagę w przypadku wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydłużenie terminu jest następstwem nierozpoczęcia jego biegu, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, zawieszenia, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub przerwania, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku dłużnika) w toku postępowania egzekucyjnego.

Likwidacja firmy

Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Dokumentację można zniszczyć dopiero po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Należy je po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przekazać podatnikom. Jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu. Nie ma przepisów regulujących sposób likwidacji dokumentacji dotyczącej przedawnionych zobowiązań podatkowych. Można ją zniszczyć we własnym zakresie lub zlecić firmie zajmującej się tym usługowo.

Szacowanie podatku

Konsekwencją utraty dokumentacji podatkowej przed upływem terminu przedawnienia podatku może być w razie przeprowadzenia postępowania podatkowego ustalenie podstawy opodatkowania w drodze szacowania.

Szacowanie podstawy opodatkowania jest dopuszczalne, gdy nie ma ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania, a także, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na jej określenie. Wskazuje tak art. 23 § 1 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy odstępuje jednak od szacowania, jeżeli podatnik co prawda nie ma ksiąg podatkowych, ale zebrane dowody pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Szacowania uniknie się także wtedy, gdy księgi są nierzetelne, ale dane z nich wynikające, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania podatkowego, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

NISZCZENIE DOKUMENTÓW