1. PPK nie musi wprowadzać:

• Samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK.
• Mikroprzedsiębiorca (zatrudniający od 1-9 osób), któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji  (załącznik nr  1) z dokonywania wpłat (zbierz deklaracje rezygnacji najpóźniej do 23-04-2021).

UWAGA: Jeżeli jesteś mikroprzedsiębiorcą i nikt z twoich zatrudnionych/zleceniobiorców nie chce przystąpić do PPK – zbierz rezygnacje od wszystkich tych osób i przechowuj na wypadek kontroli. Jeśli przyjmiesz do pracy kolejną osobę uprawnioną do przystąpienia do PPK, musisz poinformować ją o programie i jeśli nie złoży ona deklaracji o rezygnacji z PPK to przeczytaj poniższe punkty, które wskażą Ci co dalej zrobić.

PAMIĘTAJ – PPK obowiązuje Cię cały czas, ponieważ deklaracje o rezygnacji mają ważność do końca lutego 2023, lub do złożenia przez któregokolwiek z Twoich pracowników deklaracji o chęci uczestnictwa w programie PPK w trakcie zatrudnienia . W marcu 2023 i co kolejne 4 lata musisz dać swoim pracownikom informację o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK (załącznik nr 2) i (jeśli wszyscy zrezygnują) zebrać ponownie rezygnacje (załącznik nr 1) na kolejne 4 lata.

2. Co musi zrobić pracodawca, który ma obowiązek wprowadzenia PPK :

• jeśli zatrudniasz  co najmniej 10 osób (małe, średnie, duże firmy)
  LUB
• masz przynajmniej jedną zatrudnioną osobę (podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu) chętną do przystąpienia do PPK :

1. Wyznacz osobę odpowiedzialną za program PPK w Twojej firmie.
2. Poinformuj pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Zbierz potwierdzenie o zapoznaniu (Załącznik nr 4)
3. Zrób listę osób uprawnionych do przystąpienia do PPK w twojej firmie (Ci którzy mają odprowadzane składki na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe i mieszczą się w przedziale wiekowym 18 do 55 na dzień)
4. Zbierz deklaracje o rezygnacji z PPK (dla tych co nie chcą przystąpić do programu i mają więcej niż 18 lat i nie ukończyły 55 lat.) (Załącznik nr 1)
5. Zbierz wnioski o zawarcie umowy o prowadzenie  PPK dla osób między 55 a 70 rokiem życia (osoby 70+ nie mogą przystąpić do PPK) (Załącznik nr 5)
6. W porozumieniu z pracownikami wybierz instytucję finansową, która będzie prowadzić i zarządzać środkami gromadzonymi w PPK (instytucje  finansowe:  https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html ). Zaproś przedstawiciela wybranej instytucji w celu ustalenia w jaki sposób będziesz przekazywał pliki, rezygnacje, przystąpienia nowych pracowników do programu PPK, a także ustal z kim masz się kontaktować w razie problemów czy pytań.
7. Zawrzyj umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją – najpóźniej do 23-04-2021r. (nawet jeśli wszyscy pracownicy złożyli rezygnację a ty nie jesteś mikroprzedsiębiorcą, ani samozatrudnionym)
8. Jeśli przynajmniej jedna osoba wyraziła chęć przystąpienia do PPK to:
9. Zrób listę osób przystępujących do PPK i przekaż ją do wybranej instytucji finansowej (PRZED ZAWARCIEM UMOWY O PROWADZENIE PPK!)
10. Podpisz umowę o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową – najpóźniej do 10.05.2021r.
11. Z dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK jesteś zobowiązany pobierać składki od pracowników (jeśli podpiszesz umowę z dniem 10-05-2021 to wynagrodzenia za 04/2021 wypłacone 10-05-2021  musi już być pomniejszone o potrąconą składkę). Dlatego ważne jest aby poinformować Biuro Rachunkowe o zawarciu umowy, złożonych rezygnacjach oraz wnioskach o przystąpienie do PPK.
12. Co miesiąc jesteś zobowiązany umieszczać na portalu wybranej instytucji finansowej miesięczną informację  dotyczącą wpłaty podstawowej i dodatkowej (jeśli będzie) -przygotuje Ci ją biuro rachunkowe.
13. Do 15 dnia każdego następnego miesiąca po pobraniu składki dokonaj wpłaty do PPK zgodnie z informacją miesięczną. Numer konta na które masz przekazywać składki poda Ci instytucja finansowa w umowie o prowadzenie PPK.
14. Prowadź archiwum PPK: deklaracje o rezygnacji, deklaracje o dokonywaniu wpłat, wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (osoba między 55 a 70 rokiem życia), umowy zawarte z instytucją finansową, wysokości składek miesięcznych przekazanych do PPK, oraz inne deklaracje, wnioski i oświadczenia złożone przez pracowników w trakcie zatrudnienia dotyczące PPK (lista w załączniku 12). Przechowywanie archiwum PPK: min. 10 lat

3. Co dalej:

1. Jeśli pracownik zgłosi Ci  rezygnację z PPK  (Załącznik nr 1) :
   1.1. Przyjmij tylko z bieżącą datą – masz 7 dni na zgłoszenie do instytucji z którą masz zawartą umowę o prowadzenie PPK faktu rezygnacji
   1.2. Zgłoś deklarację o rezygnacji do swojego PPK – masz na to tylko 7 dni
   1.3. Zgłoś informację o rezygnacji do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki nie będą naliczane od następnego miesiąca)
2. Jeśli pracownik zgłosi chęć przystąpienia do PPK  (Załącznik nr 5 lub 6):
   2.1. Przyjmij deklarację tylko z bieżącą datą
   2.2. Zgłoś deklarację o dokonywanie wpłat nowego członka do swojego PPK
   2.3. Zgłoś informację o dokonywanie wpłat na PPK nowego członka PPK  do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki będą naliczane od następnego miesiąca).
3. Jeśli zatrudnisz nowego pracownika:
   3.1. Poinformuj go o PPK i o jego uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Weź potwierdzenie o zapoznaniu  (Załącznik nr 4) i ewentualnie załącznik 9 i 10 (jeśli już gdzieś był w PPK i chce mieć w jednej instytucji finansowej).
   3.2. Sprawdź czy mieści się w przedziale 18-55 lat.
   3.3. Jeśli mieści się w tym przedziale automatycznie musi być zapisany do PPK po upływie 90 dni od momentu zatrudnienia/zlecenia, chyba że złoży rezygnację z przystąpienia do PPK  (Załącznik nr 1)
   3.4. Jeśli przystępuje do PPK (między 55-70 rokiem życia) to przyjmij wniosek tylko z bieżącą datą  (Załącznik nr 5).
   3.5. Zgłoś deklarację o dokonywanie wpłat nowego członka do swojego PPK.
   3.7. Zgłoś informację o dokonywanie wpłat na PPK nowego członka PPK  do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki będą naliczane od następnego miesiąca).
   3.8. Jeśli nie  mieści się w przedziale wiekowym 18-55 lat i nie złoży wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK to nic dalej nie robimy do momentu, aż zdecyduje się na przystąpienie składając powyższy wniosek.
4. Jeśli w trakcie zatrudnienia pracownik zdeklaruje zmianę wysokości obniżonej wpłaty podstawowej lub zadeklaruje wpłatę dodatkową , albo wystąpią inne zmiany np. identyfikacyjne:
   4.1. Pobierz wzór odpowiedniej deklaracji/wniosku ze strony mojePPK.pl
   4.2. Zgłoś zmianę do  swojego PPK
   4.3. Zgłoś zmianę do  naszego biura.

4. Co zgłaszać do naszego biura:

1. Informację o zawarciu umowy o zarządzanie PPK.
2. Informację o zawarciu umowy o prowadzenie PPK.
3. Listę pracowników, którzy przystąpili do PPK wraz z informacją o procencie składki podstawowej potrącanej pracownikowi (od 0,5% do 2%) – uwaga tylko dla płac poniżej 120% minimalnego wynagrodzenia pracownik może pomniejszyć swoją część składki do maksymalnie 0,5% ale musi złożyć na tą okoliczność deklarację – deklaracja uczestnika PPK w zakresie obniżenia wpłaty podstawowej (Załącznik nr 7).
4. Informację  o rezygnacji z PPK pracownika – niezwłocznie.
5. Informację  o dokonywanie wpłat na PPK dla nowego członka PPK – niezwłocznie.

5. Kary:

1. Za brak terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK mimo ciążącego obowiązku (do 1,5% funduszu wynagrodzeń za cały poprzedni rok)
2. Za nakłanianie do rezygnacji z uczestnictwa PPK do 1,5% funduszu wynagrodzeń za cały poprzedni rok)
3. Za brak zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, brak dokonywania wpłat w terminie, brak zgłaszania wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych, brak prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK (od 1000,00 do 1.000.000,00 zł)
4. Roszczenia cywilnoprawne osób zatrudnionych przeciwko pracodawcy niedokonującemu wymaganych wpłat – możliwość dochodzenia nie tylko wartości nominalnej wpłat ale także utraconych korzyści

6. Wzory dokumentów: