1. PPK nie musi wprowadzać:
- Samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK.
- Mikroprzedsiębiorca (zatrudniający od 1-9 osób), któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji (załącznik nr 1) z dokonywania wpłat (zbierz deklaracje rezygnacji najpóźniej do 23-04-2021).
UWAGA: Jeżeli jesteś mikroprzedsiębiorcą i nikt z twoich zatrudnionych/zleceniobiorców nie chce przystąpić do PPK – zbierz rezygnacje od wszystkich tych osób i przechowuj na wypadek kontroli. Jeśli przyjmiesz do pracy kolejną osobę uprawnioną do przystąpienia do PPK, musisz poinformować ją o programie i jeśli nie złoży ona deklaracji o rezygnacji z PPK to przeczytaj poniższe punkty, które wskażą Ci co dalej zrobić.
PAMIĘTAJ – PPK obowiązuje Cię cały czas, ponieważ deklaracje o rezygnacji mają ważność do końca lutego 2023, lub do złożenia przez któregokolwiek z Twoich pracowników deklaracji o chęci uczestnictwa w programie PPK w trakcie zatrudnienia . W marcu 2023 i co kolejne 4 lata musisz dać swoim pracownikom informację o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK (załącznik nr 2) i (jeśli wszyscy zrezygnują) zebrać ponownie rezygnacje (załącznik nr 1) na kolejne 4 lata.
2. Co musi zrobić pracodawca, który ma obowiązek wprowadzenia PPK :
- jeśli zatrudniasz co najmniej 10 osób (małe, średnie, duże firmy)
LUB - masz przynajmniej jedną zatrudnioną osobę (podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu) chętną do przystąpienia do PPK :
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za program PPK w Twojej firmie.
- Poinformuj pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Zbierz potwierdzenie o zapoznaniu (Załącznik nr 4)
- Zrób listę osób uprawnionych do przystąpienia do PPK w twojej firmie (Ci którzy mają odprowadzane składki na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe i mieszczą się w przedziale wiekowym 18 do 55 na dzień)
- Zbierz deklaracje o rezygnacji z PPK (dla tych co nie chcą przystąpić do programu i mają więcej niż 18 lat i nie ukończyły 55 lat.) (Załącznik nr 1)
- Zbierz wnioski o zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osób między 55 a 70 rokiem życia (osoby 70+ nie mogą przystąpić do PPK) (Załącznik nr 5)
- W porozumieniu z pracownikami wybierz instytucję finansową, która będzie prowadzić i zarządzać środkami gromadzonymi w PPK (instytucje finansowe: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html ). Zaproś przedstawiciela wybranej instytucji w celu ustalenia w jaki sposób będziesz przekazywał pliki, rezygnacje, przystąpienia nowych pracowników do programu PPK, a także ustal z kim masz się kontaktować w razie problemów czy pytań.
- Zawrzyj umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją – najpóźniej do 23-04-2021r. (nawet jeśli wszyscy pracownicy złożyli rezygnację a ty nie jesteś mikroprzedsiębiorcą, ani samozatrudnionym)
- Jeśli przynajmniej jedna osoba wyraziła chęć przystąpienia do PPK to:
- Zrób listę osób przystępujących do PPK i przekaż ją do wybranej instytucji finansowej (PRZED ZAWARCIEM UMOWY O PROWADZENIE PPK!)
- Podpisz umowę o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową – najpóźniej do 10.05.2021r.
- Z dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK jesteś zobowiązany pobierać składki od pracowników (jeśli podpiszesz umowę z dniem 10-05-2021 to wynagrodzenia za 04/2021 wypłacone 10-05-2021 musi już być pomniejszone o potrąconą składkę). Dlatego ważne jest aby poinformować Biuro Rachunkowe o zawarciu umowy, złożonych rezygnacjach oraz wnioskach o przystąpienie do PPK.
- Co miesiąc jesteś zobowiązany umieszczać na portalu wybranej instytucji finansowej miesięczną informację dotyczącą wpłaty podstawowej i dodatkowej (jeśli będzie) -przygotuje Ci ją biuro rachunkowe.
- Do 15 dnia każdego następnego miesiąca po pobraniu składki dokonaj wpłaty do PPK zgodnie z informacją miesięczną. Numer konta na które masz przekazywać składki poda Ci instytucja finansowa w umowie o prowadzenie PPK.
- Prowadź archiwum PPK: deklaracje o rezygnacji, deklaracje o dokonywaniu wpłat, wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (osoba między 55 a 70 rokiem życia), umowy zawarte z instytucją finansową, wysokości składek miesięcznych przekazanych do PPK, oraz inne deklaracje, wnioski i oświadczenia złożone przez pracowników w trakcie zatrudnienia dotyczące PPK (lista w załączniku 12). Przechowywanie archiwum PPK: min. 10 lat
3. Co dalej:
- Jeśli pracownik zgłosi Ci rezygnację z PPK (Załącznik nr 1) :
1.1. Przyjmij tylko z bieżącą datą – masz 7 dni na zgłoszenie do instytucji z którą masz zawartą umowę o prowadzenie PPK faktu rezygnacji
1.2. Zgłoś deklarację o rezygnacji do swojego PPK – masz na to tylko 7 dni
1.3. Zgłoś informację o rezygnacji do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki nie będą naliczane od następnego miesiąca) - Jeśli pracownik zgłosi chęć przystąpienia do PPK (Załącznik nr 5 lub 6):
2.1. Przyjmij deklarację tylko z bieżącą datą
2.2. Zgłoś deklarację o dokonywanie wpłat nowego członka do swojego PPK
2.3. Zgłoś informację o dokonywanie wpłat na PPK nowego członka PPK do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki będą naliczane od następnego miesiąca). - Jeśli zatrudnisz nowego pracownika:
3.1. Poinformuj go o PPK i o jego uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK. Weź potwierdzenie o zapoznaniu (Załącznik nr 4) i ewentualnie załącznik 9 i 10 (jeśli już gdzieś był w PPK i chce mieć w jednej instytucji finansowej).
3.2. Sprawdź czy mieści się w przedziale 18-55 lat.
3.3. Jeśli mieści się w tym przedziale automatycznie musi być zapisany do PPK po upływie 90 dni od momentu zatrudnienia/zlecenia, chyba że złoży rezygnację z przystąpienia do PPK (Załącznik nr 1)
3.4. Jeśli przystępuje do PPK (między 55-70 rokiem życia) to przyjmij wniosek tylko z bieżącą datą (Załącznik nr 5).
3.5. Zgłoś deklarację o dokonywanie wpłat nowego członka do swojego PPK.
3.7. Zgłoś informację o dokonywanie wpłat na PPK nowego członka PPK do biura rachunkowego – niezwłocznie (składki będą naliczane od następnego miesiąca).
3.8. Jeśli nie mieści się w przedziale wiekowym 18-55 lat i nie złoży wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK to nic dalej nie robimy do momentu, aż zdecyduje się na przystąpienie składając powyższy wniosek. - Jeśli w trakcie zatrudnienia pracownik zdeklaruje zmianę wysokości obniżonej wpłaty podstawowej lub zadeklaruje wpłatę dodatkową , albo wystąpią inne zmiany np. identyfikacyjne:
4.1. Pobierz wzór odpowiedniej deklaracji/wniosku ze strony mojePPK.pl
4.2. Zgłoś zmianę do swojego PPK
4.3. Zgłoś zmianę do naszego biura.
4. Co zgłaszać do naszego biura:
- Informację o zawarciu umowy o zarządzanie PPK.
- Informację o zawarciu umowy o prowadzenie PPK.
- Listę pracowników, którzy przystąpili do PPK wraz z informacją o procencie składki podstawowej potrącanej pracownikowi (od 0,5% do 2%) – uwaga tylko dla płac poniżej 120% minimalnego wynagrodzenia pracownik może pomniejszyć swoją część składki do maksymalnie 0,5% ale musi złożyć na tą okoliczność deklarację – deklaracja uczestnika PPK w zakresie obniżenia wpłaty podstawowej (Załącznik nr 7).
- Informację o rezygnacji z PPK pracownika – niezwłocznie.
- Informację o dokonywanie wpłat na PPK dla nowego członka PPK – niezwłocznie.
5. Kary:
- Za brak terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK mimo ciążącego obowiązku (do 1,5% funduszu wynagrodzeń za cały poprzedni rok)
- Za nakłanianie do rezygnacji z uczestnictwa PPK do 1,5% funduszu wynagrodzeń za cały poprzedni rok)
- Za brak zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, brak dokonywania wpłat w terminie, brak zgłaszania wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych, brak prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK (od 1000,00 do 1.000.000,00 zł)
- Roszczenia cywilnoprawne osób zatrudnionych przeciwko pracodawcy niedokonującemu wymaganych wpłat – możliwość dochodzenia nie tylko wartości nominalnej wpłat ale także utraconych korzyści
6. Wzory dokumentów: